Polityka prywatności i pliki cookie

Spółka Postboxy, s.r.o., z siedzibą pod adresem Kumpoštova 123/8, Sadová, 612 00, Brno, Republika Czeska, numer identyfikacyjny 09322841, wpisana do Rejestru Handlowego prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Brnie pod numerem akt C 118449 (Spółka lub my), która w ramach swojej działalności jako administrator przetwarza dane osobowe swoich klientów (w tym potencjalnych) oraz odwiedzających stronę internetową (Ty), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 (RODO), niniejszym, zgodnie z artykułem 13 RODO oraz § 89 ust. 3 ustawy nr 127/2005 Dz.U., o komunikacji elektronicznej (Ustawa o komunikacji elektronicznej), przekazuje następujące informacje o tym przetwarzaniu (Zasady):

1. Jaki jest cel niniejszych Zasad?

Jeśli z nami współpracujesz, niezależnie od tego, czy jesteś naszym klientem, czy też rozważamy nawiązanie jakiejkolwiek formy współpracy z Tobą, lub jeśli odwiedziłeś/aś naszą stronę internetową, przetwarzamy niektóre z Twoich danych osobowych, które nam przekazałeś/aś lub które uzyskaliśmy w inny zgodny z prawem sposób.

W niniejszym dokumencie znajdziesz podsumowanie informacji o tym, jakie dane osobowe, w jakim zakresie, w jaki sposób, w jakim celu, jak długo je przetwarzamy oraz jakie masz indywidualne prawa w związku z tym przetwarzaniem danych osobowych.

2. Jak możesz się z nami skontaktować?

Jeśli cokolwiek jest niejasne w kwestii sposobu, w jaki przetwarzamy dane osobowe, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: hello@monokoatelier.com lub na adres korespondencyjny naszej Spółki: Postboxy, s.r.o., Kumpoštova 123/8, Sadová, 612 00, Brno, Republika Czeska.

3. Z jakich źródeł pozyskujemy dane osobowe?

Twoje dane osobowe pozyskujemy w ten sposób, że sam/a nam je przekazujesz, np. w trakcie negocjacji dotyczących możliwej przyszłej współpracy za pośrednictwem naszej strony internetowej lub innych kanałów komunikacji, lub w trakcie samej współpracy (dane identyfikacyjne, kontaktowe, fakturowe lub transakcyjne), bądź też zbieramy je automatycznie za pomocą naszych systemów IT przy każdym wejściu na naszą stronę internetową (dane z przeglądania strony i marketingowe pliki cookie).

4. Jakie dane osobowe przetwarzamy i w jakim celu?

Przetwarzamy wyłącznie te dane, które są nam potrzebne do wypełnienia naszych zobowiązań umownych lub do realizacji działań podjętych na podstawie Twojego zamówienia, do spełnienia naszych obowiązków prawnych (np. prowadzenia prawidłowej księgowości), do realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów (np. oferowania naszych produktów lub oceny możliwości wzajemnej współpracy), bądź dane, na przetwarzanie których wyrażasz zgodę. Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym i proporcjonalnym do określonego celu przetwarzania.

Dla Twojej wygody przygotowaliśmy poniższą tabelę przedstawiającą, jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

Kategoria danych osobowych	Jakie dane?	Dlaczego przetwarzamy dane?	Jaka jest nasza podstawa prawna?
Dane identyfikacyjne	imię, nazwisko, adres stałego zamieszkania, tytuł	Do Twojej identyfikacji przy realizacji zamówienia, prowadzeniu księgowości i wysyłaniu ofert naszych produktów i usług.	Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO), obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO), prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
Dane kontaktowe	e-mail, telefon, adres dostawy produktów	Do komunikacji i realizacji Twojego zamówienia, prowadzenia księgowości i wysyłania ofert naszych produktów i usług.	Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO), prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), zgoda na otrzymywanie ofert (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w związku z § 7 ust. 2 ustawy nr 480/2004 Dz.U.).
Dane fakturowe i transakcyjne	informacje na fakturach, notach kredytowych, warunki fakturowania, dane dotyczące płatności, adres do fakturowania	Do prawidłowego prowadzenia księgowości i wypełniania naszych zobowiązań wynikających z umowy zawartej z Tobą oraz do spełnienia naszych obowiązków prawnych.	Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO), obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
Dane z wzajemnej komunikacji	notatki z rozmów telefonicznych i osobistych, korespondencja pisemna, e-mailowa i inna	W celu zapewnienia obsługi klienta i wzmocnienia naszej reputacji.	Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
Dane z przeglądania strony	adres IP, typ urządzenia i systemu operacyjnego, odwiedzone strony, źródło wizyty, niezbędne i techniczne pliki cookie oraz jeden identyfikator pomiaru ruchu o ważności najwyżej 13 miesięcy	Do zapewnienia działania strony wraz ze sklepem internetowym oraz do pomiaru ruchu i Twojego postępu w konfiguratorze. Dane te pozostają w naszej bazie i nie są przekazywane stronom trzecim.	Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), wykonanie umowy i działania przedumowne (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
Marketingowe pliki cookie	marketingowe pliki cookie i wtyczki serwisów społecznościowych; a jeśli zaczniemy się reklamować, także identyfikatory kliknięć reklam (gclid, fbclid) oraz informacja o zrealizowanym zamówieniu, którą wraz z zahaszowanymi danymi kontaktowymi przekazujemy Google Ads i Meta	Do dostosowania treści naszej strony internetowej oraz wyświetlania reklam w mediach społecznościowych i na stronach trzecich.	Twoja zgoda na korzystanie z marketingowych plików cookie (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).
Zdjęcia i materiały źródłowe do grawerowania	zdjęcia, które przesyłasz do konfiguratora, ich kopie techniczne (kopia robocza o zmniejszonej rozdzielczości oraz wycinek odpowiadający wybranemu przez Ciebie umiejscowieniu) oraz utworzone z nich reliefowe mapy wysokości	Abyśmy mogli pokazać Ci podgląd biżuterii, utworzyć ze zdjęcia relief i przekazać producentowi materiał źródłowy do grawerowania. Zdjęcie może przedstawiać także inne osoby lub zwierzęta domowe; przesyłając je, potwierdzasz, że jesteś uprawniony do przekazania go nam w tym celu.	Wykonanie umowy i działania przedumowne (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).

Wszystkie powyższe kategorie danych osobowych mogą być przetwarzane w niezbędnym zakresie w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony naszych roszczeń prawnych, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w ochronie naszych praw (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

5. Jakie dane przetwarzamy na naszej stronie internetowej?

Na naszej stronie stosujemy pliki cookie i podobne narzędzia (na przykład pamięć Twojej przeglądarki). Pliki cookie to krótkie pliki tekstowe zapisywane w przeglądarce podczas odwiedzania naszych stron. Poniżej opisujemy trzy grupy, które różnią się przeznaczeniem oraz tym, czy potrzebujemy do nich Twojej zgody.
Niezbędne i techniczne — bez nich strona nie działa: przechowują zawartość koszyka, wybrany język i walutę, przebieg zamówienia oraz logowanie do panelu administracyjnego. Stosujemy je zawsze i zgodnie z Ustawą o komunikacji elektronicznej nie potrzebujemy do nich Twojej zgody.
Pomiar ruchu — zapisujemy, które strony przeglądasz, jak przechodzisz przez konfigurator i ile powstaje zamówień, abyśmy mogli ulepszać sklep. Ten pomiar jest ściśle ograniczony: dane pozostają w naszej bazie lub u Vercel, naszego dostawcy hostingu, który jako nasz podmiot przetwarzający mierzy dla nas ruch i szybkość stron i niczego nie zapisuje w Twojej przeglądarce; nie przekazujemy ich żadnemu reklamodawcy, nie łączymy ich z Twoim zachowaniem na innych stronach ani pomiędzy urządzeniami, a wizyty rozróżniamy jednym identyfikatorem o ważności najwyżej 13 miesięcy. Dlatego nie potrzebujemy do niego Twojej zgody (prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). Możesz wyłączyć całość w każdej chwili przyciskiem poniżej.
Marketingowe — uruchamiamy je wyłącznie za Twoją zgodą, udzieloną przyciskiem na końcu tej sekcji; bez niej nie uruchamia się nic z poniższych. Ta grupa jest dziś pusta: nie reklamujemy się w Google, na Facebooku ani Instagramie. Jeśli zaczniemy, dodamy Google Tag Manager z Google Analytics, Google Ads i Meta Conversions API oraz będziemy przekazywać im informację o zrealizowanym zamówieniu wraz z zahaszowanym adresem e-mail, numerem telefonu i imieniem, aby mogła zostać powiązana z Twoim kontem w tych serwisach — również wyłącznie za Twoją zgodą.
Zgodę marketingową możesz w każdej chwili wycofać lub wyrazić przyciskiem poniżej. Pomiar ruchu wyłączysz przyciskiem obok. Ustawienia przeglądarki pozwalają też całkowicie zablokować pliki cookie; zablokowanie niezbędnych uniemożliwi jednak złożenie zamówienia.

6. Co się stanie, jeśli odmówisz podania danych osobowych?

Dopóki nie zawarłeś/aś z nami żadnej umowy, możesz zdecydować o niepodawaniu nam żadnej z powyższych kategorii danych osobowych i niezawieraniu z nami umowy.

Jeśli jednak nawiązaliśmy już relację biznesową lub jesteś zainteresowany/a jej nawiązaniem, będziemy potrzebować co najmniej Twoich danych identyfikacyjnych, kontaktowych, fakturowych i transakcyjnych do wypełnienia naszych zobowiązań, w przeciwnym razie nie będziemy mogli nawiązać z Tobą współpracy ani świadczyć naszych usług.

W przypadku danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, masz prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie. Jeśli to zrobisz, nie podważysz legalności przetwarzania danych osobowych przed wycofaniem zgody, ale nie będziemy mogli przetwarzać tych danych w przyszłości.

7. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez czas niezbędny do realizacji celu, w którym je przetwarzamy, po czym nieodwracalnie je usuwamy. Okres przechowywania poszczególnych kategorii danych różni się w zależności od celu ich przetwarzania:

dane przetwarzane w celu wykonania umowy, tj. dane identyfikacyjne, kontaktowe, fakturowe i transakcyjne, przechowujemy przez cały okres trwania stosunku umownego i do upływu najdłuższego terminu przedawnienia odnoszącego się do zobowiązań i praw regulowanych tą umową (zasadniczo 10 lat przedawnienia i 1 rok po jego zakończeniu dla roszczeń zgłoszonych na jego koniec, chyba że uzgodniono dłuższy termin przedawnienia);
dane przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego prowadzenia prawidłowej księgowości, tj. dane fakturowe i transakcyjne, przechowujemy maksymalnie przez 10 lat od końca okresu podatkowego, w którym wystawiono ostatni dokument związany z Twoim zamówieniem lub dokonano ostatniej transakcji;
dane przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w oferowaniu naszych produktów i usług, tj. dane identyfikacyjne i kontaktowe, przechowujemy przez 3 lata od zakończenia stosunku umownego lub od naszego ostatniego kontaktu (jeśli nie doszło do nawiązania relacji biznesowej);
dane przetwarzane na podstawie Twojej zgody na otrzymywanie ofert naszych produktów i usług, tj. dane identyfikacyjne i kontaktowe, przetwarzamy wyłącznie przez okres, na który wyraziłeś/aś zgodę, tj. nie dłużej niż 3 lata, chyba że wycofasz zgodę wcześniej;
dane przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w zapewnieniu obsługi klienta i wzmocnieniu naszej reputacji, tj. dane z wzajemnej komunikacji, przechowujemy przez okres wzajemnej komunikacji i do końca roku kalendarzowego następującego po naszym ostatnim kontakcie;
dane z przeglądania strony przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w zapewnieniu bezproblemowego funkcjonowania naszej strony internetowej przechowujemy przez okres ich ważności, nie dłużej jednak niż 13 miesięcy, chyba że wcześniej usuniesz techniczne i analityczne pliki cookie ze swojego urządzenia;
dane przetwarzane na podstawie Twojej zgody na wyświetlanie naszej reklamy w mediach społecznościowych i na stronach trzecich przetwarzamy wyłącznie przez okres ich ważności, na który wyraziłeś/aś zgodę, tj. nie dłużej niż 13 miesięcy, chyba że wycofasz zgodę wcześniej;
zdjęcia i materiały źródłowe do grawerowania: zdjęcie, które nie doprowadzi do złożenia zamówienia, usuwamy automatycznie w ciągu 90 dni od przesłania; w przypadku zrealizowanych zamówień usuwamy zdjęcie w ciągu 90 dni od wysłania biżuterii i nadal przechowujemy wyłącznie mapę wysokości wykorzystaną do grawerowania, abyśmy mogli rozpatrzyć ewentualną reklamację bez konieczności proszenia Cię o nowe zdjęcie.

Metadane EXIF — w tym informacje o miejscu, w którym zdjęcie zostało wykonane, oraz o urządzeniu, którym zostało wykonane — usuwamy ze zdjęcia bezpośrednio po jego przesłaniu i dalej ich nie przetwarzamy. W celu wykonania biżuterii przekazujemy producentowi Twoje zdjęcie, mapę wysokości do grawerowania oraz parametry zamówienia. O usunięcie zdjęcia możesz poprosić również przed upływem powyższych terminów, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w punkcie 2.

8. Komu przekazujemy dane osobowe do przetwarzania? Z kim dzielimy się danymi osobowymi?

Ponieważ do niektórych naszych usług biznesowych korzystamy z zewnętrznych dostawców, przekazujemy im Twoje dane osobowe w niezbędnym zakresie, aby mogli świadczyć nam te usługi. Są to dostawcy:

usług oprogramowania i usług marketingowych (np. Google, Facebook, Instagram);
usług podatkowych i prawnych;
usług płatniczych (Stripe);
usług e-mailowych do wysyłania e-maili transakcyjnych i marketingowych (Resend);
usług hostingowych i analitycznych (Vercel);
usług bazodanowych do przechowywania i przetwarzania zamówień oraz danych klientów (Neon);
usług bezpieczeństwa strony internetowej i ochrony przed nadużyciami (Upstash);
usług produkcyjnych i grawerskich — partnerskiej pracowni jubilerskiej, której przekazujemy Twoje zdjęcie, mapę wysokości do grawerowania oraz parametry zamówienia;
usług automatycznego przetwarzania obrazu, które tworzą z Twojego zdjęcia relief i mapę wysokości (Replicate, OpenAI, Google);

Przekazując dane osobowe tym dostawcom, dbamy o to, aby jako podmioty przetwarzające wykorzystywali przekazane dane osobowe wyłącznie do realizacji wyżej określonych celów.

Ponieważ korzystamy również z usług podmiotów przetwarzających z siedzibą w USA (Google, Stripe, Resend, Vercel, Neon, Upstash, Replicate, OpenAI), przekazujemy dane osobowe również poza UE.

Nie przekazujemy danych osobowych organizacjom międzynarodowym.

9. Czy stosujemy zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie?

Podczas przetwarzania Twoich danych osobowych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, tj. do sytuacji, w której dane osobowe byłyby przetwarzane automatycznie, bez udziału człowieka, a wynik tego zautomatyzowanego przetwarzania miałby skutki prawne dla osoby, której dane dotyczą, lub w podobny sposób istotnie na nią wpływał. Przy każdym przetwarzaniu Twoich danych z naszej strony zawsze uczestniczy człowiek. Jeśli w przyszłości chcielibyśmy wprowadzić proces zautomatyzowanego podejmowania decyzji, poinformujemy Cię o takim zamiarze.

10. Jakie prawa masz w związku z danymi osobowymi i jak z nich korzystać?

Naszym obowiązkiem i priorytetem jest zapewnienie, aby przetwarzanie wszystkich danych osobowych przez naszą Spółkę przebiegało prawidłowo i bezpiecznie. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione za pośrednictwem zabezpieczonego dostępu, a gdy dane nie są już potrzebne, usuwamy je. Gwarantujemy Ci również wymienione poniżej prawa, które możesz realizować u nas pisemnie, telefonicznie lub e-mailem pod podanymi wyżej kontaktami. Wszelkie informacje i oświadczenia dotyczące Twoich praw udostępniamy bezpłatnie. Jedynie w przypadku, gdy Twoje żądanie uznamy za ewidentnie bezzasadne lub nadmierne, możemy naliczyć rozsądną opłatę odzwierciedlającą koszty administracyjne związane z udzieleniem żądanych informacji. Jeśli poprosisz nas o oświadczenie lub informacje o podjętych środkach, udzielimy ich tak szybko, jak to możliwe, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.

Prawo do informacji o przetwarzaniu Twoich danych osobowych i dostępu do danych osobowych
Masz prawo być poinformowany/a, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, jakie dane, w jakim celu je przetwarzamy, komu je przekazujemy, jakie masz prawa w związku z naszym przetwarzaniem, że możesz się zwrócić do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jakie są źródła przetwarzanych danych osobowych oraz czy dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji i profilowania. Na Twoje żądanie udostępnimy Ci również kopię przetwarzanych danych osobowych, pod warunkiem, że nie naruszy to praw i wolności innych osób.
Prawo do sprostowania
Jeśli którekolwiek z Twoich danych osobowych, które przetwarzamy, uległy zmianie, na przykład zmieniłeś/aś adres lub numer telefonu, masz prawo zażądać od nas sprostowania tych danych. Ponadto masz prawo do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez złożenie dodatkowego oświadczenia.
Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)
Masz prawo zażądać usunięcia Twoich danych osobowych. Twoje żądanie podlega indywidualnej ocenie; mimo Twojego prawa do usunięcia, możemy mieć obowiązek lub prawnie uzasadniony interes w zachowaniu Twoich danych osobowych, na przykład jeśli chodzi o faktury, które musimy przechowywać ze względów podatkowych. W każdym przypadku zostaniesz szczegółowo poinformowany/a o sposobie rozpatrzenia Twojego żądania.
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Masz prawo zażądać od nas ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych w następujących przypadkach: zakwestionowałeś/aś dokładność danych osobowych; przetwarzanie jest niezgodne z prawem i nie chcesz usunięcia danych; nie potrzebujemy już Twoich danych osobowych do celów przetwarzania, ale Ty ich potrzebujesz do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych; wniosłeś/aś sprzeciw wobec przetwarzania i trwa weryfikacja, czy nasze uzasadnione podstawy przetwarzania przeważają nad Twoimi.
Prawo do przenoszenia danych
Jeśli poprosisz nas o przekazanie Twoich danych osobowych innemu administratorowi lub innej firmie, przekażemy Twoje dane osobowe w odpowiednim formacie wskazanemu podmiotowi, pod warunkiem, że nie stoją temu na przeszkodzie żadne prawne ani inne istotne przeszkody.
Prawo do sprzeciwu i zautomatyzowane podejmowanie decyzji indywidualnych
Jeśli uważasz, że przetwarzamy dane osobowe z naruszeniem ochrony Twojego życia prywatnego i osobistego lub z naruszeniem przepisów prawa, możesz się do nas zwrócić i poprosić o wyjaśnienie lub usunięcie powstałego stanu.
Prawo do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe z naruszeniem naszych obowiązków, skontaktuj się z naszą osobą kontaktową wskazaną w nagłówku niniejszego dokumentu. Jeśli nie będziesz zadowolony/a z naszej odpowiedzi, zawsze masz prawo złożyć skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych do organu nadzorczego, tj. Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.